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你有上萬封郵件未讀嗎?作家推「收件夾零」助減壓

2019-12-20 10:07世界日報 顏伶如

廣播節目「強傑與李奇脫口秀」(Johnjay & Rich Show)某天討論到收件匣「未讀郵件」數量多寡時,主持人強傑透露,他的電子郵箱「未讀郵件」有7000多封,此話一出讓其他主持群為之驚訝。在這個資訊爆炸的時代,像強傑一樣的現代人,就是「收件夾零」(Inbox Zero)概念希望提供協助的目標族群。

圖/ingimage
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從事某些行業的專業人士,由於工作性質的緣故,接收大量電子郵件是家常便飯。專欄作家梅莉莎•潘狄卡(Melissa Pandika)便透露,日前一名同事看到她的筆電螢幕,見到收件匣顯示未讀郵件的紅色數字將近8萬封時,忍不住發出驚呼,另一名同事見狀則說道,有著如此巨量的「未讀郵件」,想必潘狄卡的心靈健康在潛意識裡已經受到負面影響。

影劇公關公司負責人塔瑪琳•托比安(Tamaryn Tobian)客戶包括電影公司、電視節目等,對她來說,平均每天與公事有關的電郵大約400封至600封之間。由於工作忙碌,使得她有段時間沒有查看私人電郵,等到後來登入查看時,「未讀郵件」累積已突破2萬封。

專門研究如何提升工作效率的美國作家曼恩(Merlin Mann),2007年接受谷歌(Google)邀請發表演說時,就推出了「收件夾零」概念,鼓勵民眾把電郵收件夾的未讀郵件處理到剩下零封。自從曼恩的概念誕生之後,後來陸續有各種不同衍生理念,包括「收件夾零」能夠降低現代人的焦慮感,而且能夠讓工作表現變得更有效率。

•反對者批效用遭誇大

某些努力遵守「收件夾零」理念的行動派人士則以親身經驗表示,當收件匣未讀郵件經常維持在零封的狀態時,內心出現一種「純淨的喜悅」。這套理論的反對者則批評說,「收件夾零」目標打亂了原本的生活,效用遭到誇大渲染,從時間管理角度來看「頗為愚蠢」。

事實上,曼恩提倡的「收件夾零」,並非只是把收信匣郵件統統看完的表面層次而已,而是更深入的探討究竟有多少心思耗費在電郵方面。也就是說,日常生活裡是否不管在處理任何事情時,有意無意之間還為著查看電郵或其他訊息通知感到焦慮。「收件夾零」概念的核心所在,就是探討現代人的這種焦慮感,以及減少焦慮。

有趣的是,某些民眾對於「未讀郵件」數量龐大,其實是毫無任何不安或焦慮感受的,電台節目主持人強傑便是一例。對於這些人來說,「收件匣零」的意義似乎不大。賓州大學(University of Pennsylvania)焦慮研究暨治療中心(Center for the Treatment and Study of Anxiety)主任蓋拉格爾(Thea Gallagher)便說,把收件匣的電郵都處理完畢的目標,是否能發揮有益心靈的效果,取決於每個人的價值觀,以及電郵到底會為每個人帶來什麼樣的焦慮影響。

舉例來說,有些人如果收到電郵卻沒時間回覆,會因此感到不安,導致工作不專心,因此「收件匣零」則讓他們獲得心平氣和的美好狀態。相對的,有些人則對成千上萬封「未讀郵件」完全無感,沒有任何壓力,因為這些人把生活當中其他事項看得遠比處理電子郵件更加重要,例如運動、參與社交生活等。

•過度執著恐適得其反

蓋拉格爾分析,如果解決「未讀郵件」在個人價值觀位階上,並不是排在重要位置,或者覺得處理「未讀郵件」並不是件對自己身心有益的事情,那麼「收件匣零」概念能夠發揮的幫助恐怕不多。

倘若過度要求完美,對於「收件匣零」目標過度執著,蓋拉格爾指出,恐怕則會適得其反,變成無時無刻為收件匣掛念不已,甚至演變到覺得自己失去對時間的掌握,而且緊張兮兮,進而破壞人際關係與社交生活。明尼蘇達大學(University of Minnesota)醫學院精神病學系副教授凱茲•尼爾森(Kaz Nelson)進一步指出:「完美主義其實可能導致拖拖拉拉。」她舉例說,由於要求完美,想要以優美文筆回覆電郵,卻因為一直想著應該如何下筆,導致回信時間一直挪後,如果再加上壓力因素,惡性循環很容易因此出現,變得一拖再拖。

尼爾森建議,可以採取容易達成的小規模計畫,例如簡單回信表明接下來會另外寄發更詳細的回信,或者簡單回覆對方表示歡迎在電話中進一步討論。

至於「未讀郵件」與心理壓力是否有直接關聯,蓋拉格爾分析,如果要回答這個問題,第一步要捫心自問的前提是,「收件匣零」到底是自己想要追求的目標,還是只是為了滿足別人的期望,在現實生活中,每個人其實都有不同的整理方式,某些人的「雜亂無章」其實是有一定條理的,因此無需為了大量「未讀郵件」感到丟臉。

•想想是否適合自己

到底「收件匣零」概念是否適合自己,「美國新聞與世界報導」(US News & World Report)建議的自我評估方向包括:

●看到超量的電子郵件需要處理時,內心感受是覺得壓力大到快受不了,還是心平氣和?

某些人堅持書桌或辦公室一定要整整齊齊,但某些人卻習慣桌上書籍、文件堆積如山,管理個人電郵的方式,其實跟書桌、辦公桌有其類似之處。如果對於「亂中有序」非常怡然自得,大可把追求「收件匣零」的時間省下來,把時間用在自己真正想做的事。

●收件匣是做為接收訊息之用,還是當做搜尋引擎的功能?

如果喜歡保留所有與公務有關的電郵,以便將來可以搜尋,刻意把郵件降低到零,恐怕日後只會增加煩惱。

●是不是一個有潔癖的人?還是喜歡保留所有物品,連小東西都捨不得丟掉的人?

如果自己是個連衣櫃都打理得井然有序的人,那麼收件匣也處理得一絲不亂,自然是合情合理。相反的,如果平常對於刪除電郵,或者把電郵移到某個檔案夾都感到緊張的人,「收件匣零」目標恐怕是無法接受的。

焦慮
壓力大
社交生活
精神病

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