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在家上班必看!五分鐘學會天才IT大臣唐鳳愛用的「番茄工作法」

2020-03-26 17:10聯合報 柯意如整理報導、采實文化提供

近日許多上班族,因為防疫配合公司改為在家上班,但並不是每個人的家都很適合辦公,環境讓人容易分心,讓8小時工作拖長變12小時,弄得自己精疲力盡,又要面對時間不斷流逝的焦慮,如何排除干擾,恢復專注度?

許多上班族為了防疫開始在家上班,但忙碌時間比辦公室加倍。圖/ingimage 提...
許多上班族為了防疫開始在家上班,但忙碌時間比辦公室加倍。圖/ingimage 提供

日前台灣的天才IT大臣唐鳳,在接受媒體訪問時,曾提到用「番茄工作法」(番茄鐘工作法)管理工作效率,引起不少討論。很多人可能是第一次聽到,而其實早在近30年前,「番茄工作法」的創始人法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo),就利用了廚房裡的番茄鐘計時器,以高效能方式成功完成讀書計畫,他進一步把「番茄工作法」系統化,逐步傳授這套時間管理並集結成書、自費出版推廣,經過無數次驗證,至今仍是許多成功人士愛用的時間管理法。

「番茄工作法」的原則,在於有助發揮間歇、高強效的專注力,幫助個人或團隊達成目標。一個30分鐘的番茄鐘為25分鐘工作、5分鐘休息,不可打斷、不可分割,也沒有半個或1/4個番茄鐘存在。例如在家上班的時,每天上工要先檢視該做的事,並預先為每項任務規劃需要多少個番茄鐘才能完成,減少外部干擾、加速工作的完成。

不一定要買一個實體的番茄鐘來使用,可以「番茄鐘」為關鍵字,搜尋適合的計時APP,或使用自己的計時器,只要能堅持把時間牢牢掌控在自己手中,就是番茄工作法的本質!

【番茄工作法的目標】

高效訣竅:番茄工作法包含五個步驟,這個基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡...
高效訣竅:番茄工作法包含五個步驟,這個基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡多次進行。圖/采實文化提供

番茄工作法的目標是以簡單工具及方法提升效能(對你和團隊皆然),功效如下:

1. 減少持續流逝的焦慮

2. 藉削減干擾來提升專注程度

3. 提升對個人決定的留意

4. 持續激發幹勁

5. 支撐達成目標的決心

6. 在質與量兩方面增加評估能力

7. 改進工作方式或讀書方式

8. 促進努力克服難題的決心

番茄鐘(示意圖)原本是廚房用番茄形計時器,研發出的時間管理法沿用至今。圖/ing...
番茄鐘(示意圖)原本是廚房用番茄形計時器,研發出的時間管理法沿用至今。圖/ingimage 提供

【簡單有效的經典理論】

番茄工作法三大要點:

1. 以不同方式看待時間。

不再抱持著持續流逝的概念,從而降低焦慮與提升效能。

2. 善用頭腦。

我們能夠學得更好,思慮清楚,全神貫注。

3. 簡單易用。

這套方法簡單不複雜,但有助持續專心致志達成目標。相較之下,許多時間管理工具的缺點在於疊床架屋,反把工作變得更複雜。

番茄工作法的發想來自下列概念:「時間箱」(time boxing)、英國心理學家博贊(Tony Buzan)等人提出的心智工具, 以及德國哲學家伽達默爾(Hans-Georg Gadamer)的動態原理。談到組織目標與事項,相關概念詳見美國作家吉布(Tom Gilb)的書。

【番茄工作法要準備什麼】

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表...
傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表(如範例圖)。圖/采實文化提供

1.一個簡易型番茄定時器

2.每天早上填寫一張今日工作表

● 在表頭寫上姓名、日期與地點。

● 依優先順序列出今天要做的事項。

● 「臨時急迫事項」的欄位,在臨時想到其他事項時記下來,本日計畫可依此調整。

3.事項盤點表

● 在表頭寫上姓名。

● 逐一記下事項,在一天末尾把完成的事項劃掉。

4.紀錄表

● 用來記下原始數據,以便化為資訊和圖表。

● 依目標不同,這張表可有不同欄位,通常包括日期、描述,及所用的番茄鐘數目,至少每天更新一次,大多在一天末尾進行。

【馬上展開你的第1個番茄鐘】

1.傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。

每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表。

2.把番茄鐘設定為25分鐘,開始做今日工作表上的第1項事項。

無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間。

3.番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。

4.番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。

最小單位就是1個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。

當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。

此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

【編按:在家上班 休息時間也很重要】

當一個番茄鐘結束,休息5分鐘,可趁機起來走一走、放空喝點東西等,讓頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容。每做完4個番茄鐘,可進行一次較長的休息(如15~30分鐘),下一個階段會更有精神喔。

【摘文選自《間歇高效率的番茄工作法》、作者:法蘭西斯科.西里洛、譯者:林力敏、圖文:采實文化提供】

書名/《間歇高效率的番茄工作法》、作者/法蘭西斯科.西里洛、譯者/林力敏、圖/采...
書名/《間歇高效率的番茄工作法》、作者/法蘭西斯科.西里洛、譯者/林力敏、圖/采實文化提供

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